Một quy trình quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp, hiệu quả sẽ nâng tầm giá trị của ban quản lý và giá trị bất động sản của chính tòa nhà chung cư đó. Để đánh giá được một dịch vụ quản lý chung cư có tốt hay không cần thông qua rất nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá. Cùng tìm hiểu thế nào là một quy trình quản lý vận hành chung cư hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây nhé!
I. Quản lý chung cư là gì?
Quản lý tòa nhà chung cư là các hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động ở chung cư diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Đây là dịch vụ đóng góp vai trò quan trọng trong quá trình vận hành và hoạt động hàng ngày của tòa chung cư.
Một dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư tốt sẽ mang đến sự hài lòng thoải mái cho cả chủ đầu tư lẫn cư dân sinh sống tại tòa chung cư đó.
- Đối với dân cư: mang đến sự an toàn, tiện lợi khi sinh sống
- Đối với chủ đầu tư: tối đa hóa giá trị bất động sản khi khai thác
Quản lý tòa nhà chung cư gồm 4 hoạt động chính:
- Quản lý tài chính
- Quản lý khách hàng
- Quản lý nhân sự
- Quản lý hệ thống kỹ thuật
Xem thêm: >>> Tìm hiểu các mô hình quản lý tòa nhà hiện nay tại Việt Nam
II. Tại sao phải quản lý tòa nhà chung cư?
Chung cư là nơi sinh sống của nhiều hộ gia đình đến từ nhiều nơi khác nhau, đồng thời nhu cầu đáp ứng dịch vụ rất đa dạng kèm theo là những mâu thuẫn không thể tránh khỏi. Chính vì vậy cần 1 đơn vị quản lý cung cấp tất cả các dịch vụ chung đó như:
- Dịch vụ an ninh – bảo vệ
- Dịch vụ vệ sinh,
- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị,
- Giải quyết mâu thuẫn khiếu nại của dân cư trong quá trình sinh sống.
Bên cạnh đó, Dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư còn mang đến nhiều lợi ích cho cư dân và chủ đầu tư:
- Bảo đảm an ninh bằng việc áp dụng hệ thống an ninh tiên tiến, thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ, áp dụng các quy trình hoạt động theo tiêu chuẩn quốc tế theo tính đặc thù của từng dự án.
- Thay chủ đầu tư quản lý vận hành mọi hoạt động của tòa nhà, giúp quá trình vận hành thống nhất đạt hiệu quả tốt nhất.
- Trung hòa lợi ích giữa chủ đầu tư và dân cư: lắng nghe, thấu hiểu và đưa ra các giải pháp nhằm tư vấn, đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho chủ đầu tư và cư dân.
- Gia tăng giá trị của chung cư: không ngừng cải tiến dịch vụ để đáp ứng nhu cầu không ngừng thay đổi của dân cư. Điều này góp một phần không nhỏ trong mắt khách hàng.
- Giúp chủ đầu tư tiết kiệm được thời gian, chi phí trong vấn đề tự đi thuê nhân lực và tự mình quản lý tòa nhà chung cư.
III. Phí dịch vụ cao có đi đôi với chất lượng tốt?
Phí dịch vụ chung cư là số tiền mà cư dân cần phải bỏ ra để chi trả cho những dịch vụ mà họ nhận được hàng tháng. Phí dịch vụ chung cư thống nhất giữa cư dân trong tòa nhà và chủ đầu tư, chính vì vậy mà mỗi chung cư sẽ có mức phí dịch vụ khác nhau. Chí vì vậy mà một câu hỏi được đặt ra: “phí dịch vụ cao có đi đôi với chất lượng tốt?”
Phí dịch vụ luôn là một bài toán khó cho chủ đầu tư và cư dân. Đây cũng là vấn đề mâu thuẫn nhiều nhất hiện nay giữa chủ đầu tư và cư dân.
Để định giá chính xác được giá trị dịch vụ là điều rất khó khăn. chính vì thế mà cần một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, giàu kỹ năng nhằm mang lại sự hài lòng nhất cho chủ sở hữu căn hộ tại chung cư. Đồng thời cũng mang lại lợi ích kinh tế cao nhất cho chủ đầu tư.
IV. Quy trình quản lý vận hành nhà chung cư
Để đảm bảo chất lượng sống của cư dân trong tòa nhà cũng như nâng cao hiệu quả khai thác mô hình bất động sản này, chủ đầu tư/ ban quản lý tòa nhà cần xây dựng và triển khai một quy trình quản lý tòa nhà giúp bạn có thể bao quát được tất cả mọi hoạt động trong chung cư.
Một quy trình chuẩn trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư phải tuân thủ theo 5 quy trình dưới đây:
Quy trình quản lý hợp đồng:
- Quy trình ký hợp đồng cho thuê nhà
- Quy trình thu tiền thuê
- Quy trình thu tiền dịch vụ
- Quy trình thanh lý hợp đồng
Quy trình quản lý khách hàng
- Quy trình bộ phận dịch vụ khách hàng
- Quy trình bàn giao nhà
- Quy trình bảo hành sửa chữa lỗi căn hộ
- Quy trình kiểm soát vé bể bơi (nếu có)
- Quy trình phát hành và kiểm soát thẻ dịch vụ tiện ích
- Quy trình phối hợp phá dỡ – xử lý rác thải
- Quy trình quản lý chìa khóa tủ đồ
- Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng
- Quy trình tiếp nhận và xử lý (nếu có)
Quy trình an ninh:
- Quy trình về nội quy phòng cháy, chữa cháy tòa nhà
- Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ
- Quy trình kiểm soát khách đến
- Quy trình kiểm soát nhà thầu
- Quy trình về dịch vụ giữ xe
- Quy trình xử lý tình huống
Quy trình vận hành kỹ thuật:
- Quy trình vận hành các hệ thống kỹ thuật
- Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
- Quy trình giám sát nhà thầu
Quy trình vệ sinh
- Quy trình quản lý và thu gom rác thải
- Quy trình quản lý thiết bị, vật tư làm sạch
- Quy trình vệ sinh toilet
- Quy trình vệ sinh sàn
- Quy trình vệ sinh kính
- Quy trình hoạt động
- Tiêu chí đánh giá chất lượng vệ sinh
V. Ứng dụng công nghệ 4.0 trong quản lý vận hành tòa nhà
Building Care sản phẩm phần mềm được ra mắt bởi Công ty TNHH Công Nghệ S-TECH đơn vị tiên trong trong lĩnh vực công nghệ Bất động sản tại Việt Nam. Với bề dày kinh nghiêm, S-TECH luôn thấu hiểu những mong muốn của khách hàng về những giải pháp trong lĩnh vực quản lý tòa nhà nhằm mang đến những trải nghiệm dịch vụ hoàn hảo bằng việc tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.
Building Care – Phần mềm quản lý tòa nhà hiện được chạy trên 2 nền tảng là web (dành cho ban quản lý, chủ đầu tư) và App (dành cho ban quản lý, cư dân) và được xuất bản trên 2 hệ điều hành iOS và Androi. Về tính năng Building Care được xây dựng với 5 modul tính năng chính bao gồm:
- Quản lý dữ liệu (thông tin căn hộ, dữ liệu thẻ, xe, lịch bàn giao căn hộ,…)
- Kênh thông tin tòa nhà (gửi và nhận thông tin, thông báo, các sự kiện dành cho ban quản lý và cư dân)
- Tiện ích dịch vụ (các tiện ích dịch vụ dành cho cư dân)
- Quản lý vận hành (vận hành kỹ thuật, quản lý công việc bộ phận nhà thầu,…)
- Kế toán tòa nhà
- Báo cáo
- …
Building Care chắc chắn sẽ là cánh tay đặc lực giúp ban quan lý vận hành các tòa nhà một cách tối ưu, tiết kiệm chi phí, giúp cư dẫn tương tác nhanh nhất với Ban quản lý tòa nhà.
Mọi thông tin liên quan tới phần mềm, quý khách hàng có thể liên hệ số Hotline: 094.836.9191 để được tư vấn tốt nhất về phần mềm hoặc có thể liên hệ với thông tin:
Công ty TNHH Công Nghệ S-TECH
Địa chỉ: Tầng 18, Center Building, 85 Vũ Trọng Phụng, Thanh Xuân, HN
Hotline: 094.836.9191
Website: https://buildingcare.biz
Mail: buildingcare@s-tech.info
